3 modèles d'e-mail de recouvrement

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Teddy Yekpe
Teddy Yekpe
28/01/2022

L’e-mailing demeure une pratique pertinente et efficace pour communiquer avec vos clients. Malgré tout, il arrive souvent que l’e-mail de recouvrement demeure sans suite. Dans la majorité des cas, c’est la conception-même qui fait défaut.

Bien qu’il n’existe aucune garantie absolue que votre débiteur, réagisse à votre tentative de recouvrement amiable, il reste indispensable de soigner le contenu. Voici donc quelques propositions de messages pour vous aider à obtenir gain de cause en fonction de votre situation.

E-mail de première relance suite à des factures impayées :

Votre logiciel de recouvrement vous a notifié un retard de paiement ? Il est essentiel de réagir au plus vite. Lorsque vous rédigez un e-mail de recouvrement, assurez-vous qu’il contextualise votre sollicitation et qu’il inclue un CTA (Call-to-Action pour appel à l’action).

Il est bien évidemment indispensable de vous adresser de manière courtoise à votre débiteur. Le modèle d’e-mail de recouvrement ci-après vous permettra d’attirer l’attention de votre client.

Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Monsieur/Madame [nom de votre interlocuteur]

Sauf erreur ou omission de notre part, la facture n°[numéro de la facture] datée du [JJ/MM/AAAA] d’un montant de xxxx euros demeure en attente de règlement.

L’échéance ayant été atteinte le [date de l’échéance], nous nous inquiétons qu’un problème/incident ne vous ait retardé dans votre paiement. Si tel était le cas, n’hésitez pas à nous en aviser afin que nous puissions convenir ensemble d’une solution.

Dans l’éventualité d’un simple oubli, nous vous invitons à régulariser la situation dans les plus brefs délais.

En cas de perte de la facture originale, une copie est disponible en pièce jointe.

Si votre règlement a été réalisé avant la lecture du présent e-mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer, Monsieur/Madame [nom de votre interlocuteur], l’expression de nos salutations les meilleures.
[Prénom, nom, coordonnées]
BOUTON D'APPEL À L'ACTION

Vous aurez constaté que ce modèle d’e-mail de recouvrement est rédigé dans un ton aimable. Plutôt que de rebuter le débiteur, vous l’invitez à s’acquitter de ses créances impayées en lui faisant comprendre que vous prêtez attention à la qualité de la relation client. La correspondance reflète ainsi votre propension à favoriser une solution amiable. Votre débiteur appréciera certainement cette opportunité.

E-mail de seconde relance si vous êtes référé à un nouvel interlocuteur :

Les changements au niveau du personnel font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Il est donc possible que votre précédent interlocuteur ait été affecté à un autre service ou ait quitté l’entreprise cliente. C’est sans compter sur les différents motifs d’indisponibilité, notamment les absences pour des raisons médicales.

En théorie, une passation aurait dû avoir lieu de sorte à ce que la nouvelle personne chargée des paiements puisse assurer la continuité des règlements.

Dans les faits, certains manquements peuvent laisser les créances en suspens. Il est donc possible que l’ancien responsable ne rebondisse qu’à la réception de votre premier e-mail de recouvrement en vous orientant vers son successeur. A cet effet, il faudra adapter votre prochaine correspondance en conséquence. N’hésitez pas à vous inspirer du modèle suivant :

Objet : Relance d’impayé - Facture n°[numéro de la facture]
Monsieur/Madame [nom de votre interlocuteur]

Je me permets de vous contacter au sujet de la facture n°[numéro de la facture] d’un montant de xxxx euros, émise le [JJ/MM/AAAA].

Monsieur/Madame [nom de votre interlocuteur initial] m’a en effet informé que vous êtes désormais notre interlocuteur dédié au sein de [nom de l’entreprise cliente].

La facture susmentionnée étant échue depuis le [date de l'échéance], je vous saurais gré de la régulariser dans les meilleurs délais.

Si le règlement est déjà effectif, je vous prie de ne pas tenir compte de la présente.

Dans l'attente de votre retour et au plaisir de collaborer avec vous,

[Prénom, nom, coordonnées]
BOUTON D'APPEL À L'ACTION

Dans le cas présent, le recouvrement de vos créances commerciales s'accompagne d'une mise à jour du poste client. Il est donc logique d'adopter une stratégie favorable à une relation de confiance et de proximité afin que la transition soit fluide.

E-mail de rappel en l’absence de retour client :

Supposons que vous avez envoyé un e-mail de recouvrement qui reste malheureusement sans réponse. Dans ce cas, il est pertinent de rédiger un autre courrier électronique qui soit un peu plus percutant mais qui reste courtois. La tâche est évidemment délicate mais rassurez-vous, avec le modèle d’e-mail de recouvrement ci-après, vous augmenterez significativement vos chances.

Objet : Facture impayée n°[numéro de la facture]
Bonjour Monsieur/Madame [nom de votre interlocuteur]

Nous revenons vers vous suite à notre e-mail du [JJ/MM/AAAA] concernant la facture n°[numéro de la facture] émise le [JJ/MM/AAAA] pour un montant de xxxx euros.

En dépit de notre précédente relance, nous constatons que notre sollicitation est demeurée sans réponse et que le règlement n’est toujours pas effectif.

A cet effet, nous vous demandons de régulariser vos comptes au plus tard le [date de la nouvelle échéance].

Dans le cas où vous auriez déjà effectué ledit paiement, nous vous prions de considérer le présent e-mail comme nul et non avenu.

En vous remerciant par avance,
[Prénom, nom, coordonnées]
BOUTON D'APPEL À L'ACTION

Le ton reste professionnel mais vous faites clairement comprendre à votre débiteur que vous lui imposez une obligation en lui soumettant une nouvelle échéance. Il comprendra que passé ce délai, vous pourriez adopter de nouvelles dispositions et éventuellement engager une procédure de recouvrement contentieux.

Les bonnes pratiques à retenir :

Le Credit management est un domaine délicat. Faites preuve de tact mais ne perdez pas votre objectif de vue. C'est tout l'intérêt de rédiger chaque e-mail de recouvrement en prenant soin d'adapter le contenu au destinataire. N'hésitez pas à préciser la nature des prestations/produits facturés si vous le jugez nécessaire. En outre, il est primordial d'être concis, en particulier dans le choix de l'objet de votre courrier électronique. Vous constaterez que les résultats sont majoritairement positifs.

En parallèle, assurez-vous que votre Balance agée soit à jour de sorte à éviter l'envoi de relances par erreur. Investissez par exemple dans un logiciel de recouvrement performant.

Si vos démarches amiables n'aboutissent pas, la loi vous permet d'engager des procédures judiciaires.

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