Vous vous interrogez, à juste titre, sur les critères qui pourraient vous permettre de choisir correctement votre prochain logiciel de relance facture ? Parce que la gestion client, et plus particulièrement la gestion des impayés doit être minutieusement suivie, My Creance vous propose de découvrir quelques conseils pour vous aider à faire votre choix parmi les nombreuses solutions qui s’ouvrent à vous en termes d’outils.
Dans un premier temps, il semble important de revenir sur la notion de relance de facture. Très simplement, la relance de facture, dans une entreprise, consiste à rappeler sa dette à un client. En effet, il arrive que certains, par simple omission ou volontairement, ne paient pas leur facture en temps et en heure. Face à cela, il est possible, et même très fortement recommandé, de procéder à des opérations de relances. Ces relances peuvent être amiables au début, puis judiciaires si la phase amiable n’a pas été efficace.
Un logiciel de relance facture intègre alors cette phase amiable avec des modèles de lettre de relance pré-enregistrées complétées par les informations client, au cas par cas.
Clairement, la première question qui se présente lors d’une démarche de recherche de logiciel, que ce soit un logiciel de relance facture ou autre, est celle portant sur les fonctionnalités attendues. Généralement, pour faire de la relance de facture, il faut s’appuyer sur un logiciel de facturation. C’est donc sur ce dernier que nous allons développer les critères à intégrer pour faire le bon choix, celui qui saura combler les besoins de votre entreprise.
Un logiciel se doit d’adopter l’intégralité de la charte graphique de l’entreprise à laquelle il est dédié. Il en va, notamment, de l’image de marque de celle-ci et de la possibilité d’identifier en un seul regard a qui appartiennent les documents émis. Dès lors, la possibilité de la personnalisation est un indispensable.
Cet aspect embarque ainsi la notion d’intégration de la charte graphique et du logo sur l’ensemble des documents à produire, que ce soit un devis, une facture ou une lettre de relance.
Un logiciel de relance facture doit également embarquer, afin de pouvoir fonctionner, l’ensemble des données en lien avec votre clientèle. En effet, pas question d’émettre un devis, une facture et encore moins un courrier de rappel lorsque les clients ne sont pas présents et enregistrés dans la base.
Dès lors, une partie commerciale combinée au logiciel de gestion peut permettre de compiler l’ensemble des prospects de la société et, en un clic, d’accéder à l’ensemble des informations d’un client (coordonnées, historique, factures en attente de paiement, etc.)
Un logiciel intéressant embarquera généralement les fonctions devis et facture. L’avantage d’une telle possibilité est de pouvoir transformer très simplement un devis validé par un client en facture sans avoir à recréer l’ensemble des lignes du devis.
En effet, une automatisation permet ce passage de l’un à l’autre en seulement un clic.
Ensuite, le logiciel de relance facture doit permettre, pour vous simplifier la gestion au quotidien, de gérer les règlements clients. Pour ce faire, il est intéressant de disposer d’une solution proposant une synchronisation avec le compte en banque, et donc les enregistrements des paiements de factures par les clients.
Non seulement cette fonctionnalité permet un bon suivi des règlements, mais elle le fait en vous faisant gagner un temps précieux, un temps que vous n’aurez pas à passer à éplucher vos comptes bancaires.
Enfin, dans un logiciel de relance facture, il existe un système d’alerte pour mettre en exergue les factures dont le terme est échu. Ainsi, les impayés sont immédiatement remarqués et il devient possible de les gérer sans perte de temps. Via le logiciel, il est alors possible de demander l’édition de différents documents selon un ordre précis afin de recouvrer le montant de la ou des factures :
Lors du choix de votre logiciel de relance facture, il convient de se poser les bonnes questions, celles qui vous permettront réellement dans votre réflexion. Voici celles auxquelles nous pensons pour vous.
Avec le développement des logiciels en ligne, via le Cloud, les possibilités d’utilisation en mode nomade sont devenues monnaie courante pour bien des applications. Dans votre cas, aurez-vous besoin de pouvoir accéder à votre logiciel de relance facture depuis différents points, lors de déplacements en clientèle ou seulement depuis votre bureau ? Votre réponse à elle seule conditionne le type de version nécessaire.
Un bon logiciel, c’est aussi un logiciel assorti d’un service client de qualité. Quoi de plus rageant que d’être bloqué sur une fonctionnalité et de n’avoir personne à qui s’adresser pour obtenir de précieuses informations.
Si les logiciels gratuits peuvent se révéler assez séduisants, de prime abord, ce n’est cependant pas ce que nous vous conseillons. En effet, ces derniers ne sont pas en mesure de vous garantir une parfaite confidentialité des données enregistrées et votre fichier client pourrait alors être utilisé à d’autres fins que votre seule activité professionnelle.
Généralement, les logiciels payants vous proposent une version d’essai gratuite afin de vous assurer que les fonctionnalités correspondent et répondent à vos attentes.
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