Qu'est-ce qu'un logiciel de recouvrement ?

Ce qui permet de maintenir en bonne santé une entreprise, c’est avant tout la gestion de sa trésorerie. L’argent est le nerf de la guerre et le manque de fonds peut vite déséquilibrer l'entreprise et la mettre en péril.
Les impayés sont un facteur de ce déséquilibre et il faut à tout prix les gérer rapidement. Pour traiter ces impayés, l’option de la gestion des créances en interne est une solution adaptée.

Le logiciel de recouvrement est un allié de taille pour la relance des factures impayées par la clientèle de votre entreprise. Il s’agit d’un programme capable de prendre en charge en quasi autonomie, l’ensemble des factures impayées et de les gérer en vous libérant ce temps pour vous concentrer sur l’essentiel de votre activité professionnelle. Le logiciel assure ainsi un véritable suivi des factures et favorise leur paiement dans les délais impartis.

Le logiciel de recouvrement permet un bon nombre d’actions dans la gestion des créances dans une entreprise. Si ce type de logiciel est assez coûteux, il peut vite être rentabilisé lorsque vous faites face à une clientèle dont la tendance est de laisser les factures sans paiement pendant plusieurs semaines.

Nous l’aurons donc compris, la fonctionnalité majeure de ce type de logiciel est d’assurer le maintien de l’ordre dans les comptes de l’entreprise et garantir une trésorerie saine.
Pour ce faire, diverses fonctionnalités intégrées aux logiciels assurent la bonne gestion. My Creance vous présente ces fonctions :

• la relance des factures impayées
• la présence de fiches clients détaillées pour connaître le profil payeur de ce dernier et ainsi ajuster la stratégie de relance en fonction de chaque profil
• un tableau de bord permettant une visualisation des impayés en temps réel via une interface à la fois claire, synthétique et qui permet de prendre connaissance de la santé de la trésorerie en un coup d’oeil
• une gestion des pénalités de retard
• une prévision des encaissements qui apporte une visibilité sur la trésorerie à venir

La liste des fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement n’est pas exhaustive. Au contraire, elle sera amenée à être modifiée selon le logiciel choisi. Certains seront plus complets que d’autres mais aussi plus coûteux. En bref, il faut choisir son logiciel selon les besoins de l’entreprise et sa configuration.

Lorsque vous faites le choix de votre logiciel de recouvrement, la fonctionnalité principale et qui aura sans doute le plus d’utilité dans votre gestion courante concerne la relance automatique.
La relance automatique est assurée par le logiciel directement. Il n’y a pas besoin d’action de votre part pour permettre cette relance.

C’est alors qu’intervient une intelligence artificielle qui est capable de reconnaître les délais de paiement dépassés des factures, d’associer cette facture à un profil client et de lui proposer la relance via un scénario paramétré par vos soins.

Il sera possible, entre autres :

• De programmer la relance de manière personnalisée en fonction du client et de ses habitudes de paiement. Le logiciel est alors capable de relancer un client qui avait défini en amont un paiement à J+60 en le distinguant des clients au profils payeurs à réception de facture par exemple.
• De définir la relance automatique à l’échéance du paiement ou en amont de cette échéance pour éviter d’entrer dans une phase de recouvrement qui pourrait ajouter des frais supplémentaires aux factures.

La relance se fait alors par e-mail, téléphone ou courrier en fonction des options souscrites, avec des envois totalement automatisés. Il vous sera ensuite possible de suivre l’état d’avancement des relances depuis le tableau de bord du logiciel. Les logiciels de recouvrement proposent généralement une personnalisation de ce tableau de bord pour ajouter les informations les plus importantes en fonction de votre structure et ainsi disposer d’un visuel clair et exhaustif selon vos besoins.

Pour qu’un logiciel de recouvrement soit complet et garantisse la régularisation des situations de créances rapidement et toujours en pleine autonomie, la fonction de paiement en ligne est idéale.

En effet, le paiement en ligne permet, via la relance, de joindre des liens de paiement par le biais d’internet. Le créancier est alors en capacité de régler sa dette via ce lien en y entrant ses coordonnées bancaires. En plus de percevoir le paiement rapidement, le paiement en ligne permet d’éviter le contact physique avec un client non payeur et ainsi éviter tout risque de conflit sur des situations difficiles.

Le logiciel de recouvrement offre un grand nombre d'avantages dans la gestion courante de votre entreprise.
En voici un récapitulatif :

• la gestion automatique des relances des factures impayées
• une organisation des factures en fonction de leur échéance de paiement
• la réduction des coûts financiers liés à l’emploi d’une personne tierce pour la gestion des créances
• un gain de temps pour le gérant
• un suivi complet et une traçabilité des actions menées par le logiciel en termes de relances
• un lien direct avec votre comptable pour la simplification des tenues de comptes